Betriebs-Handbuch | Ruhr Padel

A

Mitarbeiter-Management

Odoo HR — Personalakte, Rollen & Kompetenzen

Neuen Mitarbeiter anlegen

Backend → Personal → Mitarbeiter → Neu
Stammdaten ausfüllen: Name, Foto, Stellenbezeichnung
Abteilung zuweisen: Bistro / Theke / Court / Empfang / Reinigung
Vorgesetzter eintragen (für Genehmigungen)
Arbeitsadresse: Ruhr Padel Sportpark, Gelsenkirchen
Reiter Private Informationen: Adresse, Bankdaten, Steuer-ID
Speichern

Rollen & Bereiche

Bereich	Typische Aufgaben	Schichten
Empfang / Rezeption	Check-in/out, Buchungen, Telefon, Gästebetreuung	Früh & Spät
Theke	Kasse (POS), Getränke, Snacks, Kartenzahlung	Früh & Spät
Bistro / Küche	Pizza, warme Speisen, Zubereitung	Früh & Spät
Court-Betreuung	Platzvorbereitung, Schlägerverleih, Spielerbetreuung	Ganztag
Reinigung	Courts, Zimmer, Gemeinschaftsräume, Pool	Morgens & Abends

Kompetenzen verwalten (hr_skills)

Mitarbeiter öffnen → Reiter Kompetenzen
Kompetenz hinzufügen
Typ wählen: z.B. Sprachen, Zertifikate, POS-Bedienung
Level festlegen: Anfänger / Fortgeschritten / Experte

Organigramm (hr_org_chart)

Backend → Personal → Mitarbeiter
Einen Mitarbeiter öffnen
Reiter Organigramm anklicken
Visuelle Darstellung der Hierarchie

💡

Vorgesetzter muss bei jedem MA eingetragen sein, damit das Organigramm korrekt angezeigt wird.

B

Arbeitsverträge

hr_contract — Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Aushilfe

Vertrag erstellen

Mitarbeiter öffnen → Reiter Verträge → Neu
Vertragsbezeichnung: z.B. „Teilzeit Theke – Max Mustermann“
Gehalt eingeben (Brutto/Monat)
Arbeitszeit festlegen: Stunden/Woche
Vertragslaufzeit: Startdatum, ggf. Enddatum
Probezeit-Ende eintragen (wenn zutreffend)
Status: Bestätigen → Vertrag wird aktiv

Vertragsarten

Typ	Stunden/Woche	Gehalt	Besonderheiten
Vollzeit	40h	Monatsgehalt	Standardvertrag, alle Sozialleistungen
Teilzeit	15–30h	Monatsgehalt (anteilig)	Fester Wochenplan
Minijob (520€)	max. ~10h	max. 520 €/Monat	Pauschale Abgaben, kein LSt-Abzug
Aushilfe	variabel	Stundenlohn	Kurzfristig, keine festen Stunden

Vertragsstatus-Workflow

Neu → Laufend → Abgelaufen

⚠

Vertrag ablaufend? System zeigt Warnung 30 Tage vor Ablauf. Rechtzeitig verlängern oder neuen Vertrag anlegen!

C

Zeiterfassung / Check-in & Check-out

hr_attendance + ruhr_padel_kiosk_branding

Kiosk-Modus (Mitarbeiter)

iPad/Tablet öffnen
URL: ruhrpadel.de/hr_attendance/9a0aa440-8bcd-47b4-96d6-6791aeeb0185
Eigenen Namen wählen (mit Foto)
Einstempeln → Schicht beginnt
Am Schichtende: Erneut wählen → Ausstempeln

🎨

Dark Theme: Gebrandetes Design in Navy + Lime (Ruhr Padel Corporate). Modul: ruhr_padel_kiosk_branding

Identifikation

Foto-Auswahl: Mitarbeiterfoto antippen
PIN-Eingabe: 4-stelliger persönlicher PIN
Badge-Scan: NFC/Barcode (optional)

⚠

PIN vergessen? Admin kann unter Personal → Mitarbeiter → HR-Einstellungen den PIN zurücksetzen.

Anwesenheitsübersicht (Admin)

Backend → Personal → Anwesenheiten
Alle Ein-/Ausstempelungen sehen (Liste & Kalender)
Filter: Mitarbeiter, Abteilung, Zeitraum
Stundenkonto: Pivot-Ansicht → Mitarbeiter × Datum → Gesamtstunden
Korrekturen: Eintrag öffnen → Zeit manuell ändern (nur Admin)

✓

URL zum Ausdrucken/Lesezeichen: ruhrpadel.de/hr_attendance/9a0aa440-8bcd-47b4-96d6-6791aeeb0185 — Am besten als Vollbild-App auf dem Empfangs-iPad.

D

Schichtplanung

ruhr_padel_planning — 5 Bereiche, 13 Vorlagen

Schichtvorlagen

Vorlage	Zeiten	Bereich
Frühschicht Empfang	08:00 – 14:00	Empfang
Spätschicht Empfang	14:00 – 22:00	Empfang
Frühschicht Theke	08:00 – 14:00	Theke
Spätschicht Theke	14:00 – 22:00	Theke
Frühschicht Bistro	08:00 – 14:00	Bistro
Spätschicht Bistro	14:00 – 22:00	Bistro
Ganztag Court-Betreuung	08:00 – 20:00	Court
Frühschicht Court	08:00 – 14:00	Court
Spätschicht Court	14:00 – 22:00	Court
Reinigung Morgens	06:00 – 10:00	Reinigung
Reinigung Abends	20:00 – 23:00	Reinigung
Ganztag Empfang	08:00 – 20:00	Empfang
Ganztag Theke	08:00 – 20:00	Theke

Schnellplanung

Backend → Planung → Planen → Schnellplanung
Schichtvorlage wählen (z.B. „Frühschicht Theke“)
Mitarbeiter zuweisen
Tage auswählen (einzeln oder Bereich)
Erstellen → Schichten werden angelegt

Woche kopieren

Backend → Planung → Planen → Woche kopieren
Quellwoche auswählen
Zielwoche festlegen
Kopieren → Alle Schichten werden übernommen

💡

Perfekt für wiederkehrende Wochenpläne! Einmal erstellen, jede Woche kopieren.

Schichtplan-Ansichten

Ansicht	Pfad	Nutzen
Übersicht	Planung → Übersicht → Schichtplan	Kalender-Ansicht aller Schichten
Heute im Einsatz	Planung → Übersicht	Wer arbeitet gerade?
Stundenauswertung	Planung → Berichte → Pivot	Mitarbeiter × Bereich × Stunden

Schicht-Status

Entwurf → Bestätigt oder Abgesagt

⚠

Schichten im Status Entwurf sind noch nicht verbindlich. Erst nach Bestätigung erscheinen sie im Mitarbeiter-Kalender.

E

Urlaub & Abwesenheit

hr_holidays — Anträge, Genehmigung, Resturlaub

Urlaubsantrag stellen

Backend → Abwesenheiten → Neuer Antrag
Urlaubsart wählen
Von / Bis Datum eingeben
Grund angeben (optional)
Bestätigen → Antrag geht an Vorgesetzten

Genehmigungsworkflow

Mitarbeiter stellt Antrag
Vorgesetzter erhält Benachrichtigung
Vorgesetzter prüft & genehmigt/lehnt ab
Mitarbeiter erhält Rückmeldung

Antrag → Genehmigt oder Abgelehnt

Urlaubsarten

Art	Tage/Jahr	Genehmigung	Hinweis
Bezahlter Urlaub	20–30	Vorgesetzter	Gesetzl. Minimum: 20 Tage (5-Tage-Woche)
Krankheit	—	Automatisch	Ab Tag 4: ärztliches Attest erforderlich
Sonderurlaub	1–3	Vorgesetzter	Hochzeit, Geburt, Todesfall etc.
Unbezahlter Urlaub	nach Absprache	Geschäftsführung	Kein Gehalt, SV-Pflicht beachten

Resturlaub-Übersicht

Backend → Abwesenheiten → Zuteilung
Übersicht: Anspruch, genommen, verbleibend pro Mitarbeiter
Neuen Urlaubsanspruch zuteilen: Neu → Mitarbeiter + Tage eintragen

Gesetzliche Feiertage NRW 2026

Datum	Feiertag
01.01.	Neujahr
03.04.	Karfreitag
06.04.	Ostermontag
01.05.	Tag der Arbeit
14.05.	Christi Himmelfahrt
25.05.	Pfingstmontag
04.06.	Fronleichnam
03.10.	Tag der Deutschen Einheit
01.11.	Allerheiligen
25.12.	1. Weihnachtstag
26.12.	2. Weihnachtstag

F

Timesheets — Projektbasierte Zeiterfassung

hr_timesheet — Stunden auf Projekte buchen

Backend → Timesheets → Meine Timesheets
Neu → Projekt & Aufgabe wählen
Datum und Stunden eingeben
Beschreibung: Was wurde gemacht?
Speichern

Typische Projekte

Tagesbetrieb (allgemeine Stunden)
Events & Turniere
Trainings & Kurse
Reinigung & Wartung
Sonderprojekte

Überstunden-Tracking

Soll-Stunden: Aus Arbeitsvertrag
Ist-Stunden: Aus Anwesenheit (Check-in/out)
Differenz: Überstunden-Konto
Berichte → Attendance Analysis

💡

Vergleich Timesheet vs. Attendance zeigt gebuchte vs. tatsächliche Stunden.

G

Tages-Rhythmus

Kompletter Betriebstag von 06:00 bis 23:00 Uhr

06:00 — Reinigung Morgens

Reinigungsteam beginnt: Courts, Umkleiden, Empfang, Pool-Bereich

Reinigung Schichtvorlage: Reinigung Morgens (06–10 Uhr)

08:00 — Öffnung & Schichtbeginn

Frühschicht startet (alle Bereiche)

Früh Kasse öffnen • System-Check • Schichtplan prüfen • Mitarbeiter stempeln ein (Kiosk)

08:00–14:00 — Frühschicht

Normalbetrieb: Empfang, Theke, Bistro, Court-Betreuung

Court-Buchungen abwickeln • Hotelgäste betreuen • Restaurant-Service

11:00 — Hotel Check-out

Gäste auschecken, Schlüssel einsammeln, Zahlung prüfen

Buchung → Status „Ausgecheckt“ • Zimmer zur Reinigung freigeben

14:00 — Schichtwechsel

Frühschicht endet, Spätschicht übernimmt

Spät Übergabe: Besonderheiten, offene Buchungen, Kassenstatus

14:00–22:00 — Spätschicht

Peak-Zeit: Abend-Buchungen, Events, Restaurant-Rush

Padel ist abends am stärksten gebucht • Restaurant-Service ab 17 Uhr voll

15:00 — Hotel Check-in

Neue Gäste einchecken, Schlüssel übergeben

Meldeschein ausfüllen lassen (Pflicht!) • Zahlungsstatus prüfen

20:00–23:00 — Reinigung Abends

Courts reinigen, Bistro aufräumen, Müll entsorgen

Reinigung Schichtvorlage: Reinigung Abends

22:00 — Tagesabschluss

Kasse schließen, Z-Bon, alles abrechnen

POS Session beenden • Kasse zählen • Z-Bon erstellen & drucken • Schichtende

⚠

Meldeschein (Hotel) ist Pflicht! Jeder Hotelgast muss bei Check-in einen Meldeschein ausfüllen und unterschreiben. Verstoß = Bußgeld.

H

Wochen-Rhythmus

Montag bis Sonntag — wiederkehrende Aufgaben

Montag — Wochenstart

Schichtplan für nächste Woche erstellen oder kopieren
Urlaubsanträge prüfen & genehmigen
Wochenauswertung letzte Woche (Umsatz, Buchungen)
Offene Rechnungen prüfen

Mittwoch — Halbzeit

Buchungslage Wochenende prüfen
Playtomic-Sync kontrollieren
Lagerbestand Bistro checken (Nachbestellung?)
Schichtplan Wochenende finalisieren

Freitag — Wochenende-Vorbereitung

Stripe-Abgleich: Umsatz vs. POS-Bericht
Wochenend-Personal bestätigt?
Event-Vorbereitung (falls Turnier/Event am WE)
Hotel: Check-in-Liste für Samstag/Sonntag drucken

Samstag / Sonntag — Peak-Betrieb

Mehr Personal (Ganztag-Schichten)
Court-Buchungen laufend überwachen
Restaurant-Rush managen
Tagesabschluss besonders sorgfältig (hohes Volumen)

I

Monats-Rhythmus

Abrechnung, DATEV, Inventur — terminiert nach Kalenderwoche

Zeitraum	Aufgaben	Verantwortlich
1.–5.	Anwesenheiten exportieren Stunden prüfen (Soll vs. Ist) Lohnvorbereitung: Stundenlisten an Steuerberater	Büro / Admin
5.–10.	DATEV-Export erstellen (Buchhaltung → DATEV) Z-Bons des Vormonats prüfen & archivieren Unterlagen an Steuerberater senden	Buchhaltung
10.–15.	Monatsauswertung: Dashboard KPIs prüfen Umsatz nach Bereich (Courts, Hotel, Restaurant) Verträge prüfen: Abläufe, Verlängerungen	Geschäftsführung
15.–20.	Inventur Restaurant (Lager → Bestandsaufnahme) Gutschein-Verfallsdaten prüfen Mitgliedschafts-Verlängerungen	Lager / Büro
25.–31.	Nächsten Monat planen Urlaubsanträge nächster Monat genehmigen Schichtplan-Vorlage für Folgemonat	Management

J

Jahres-Rhythmus

Jahresplanung, Abschlüsse & Prüfungen

Jahreskalender

Monat	Aufgaben
Januar	Jahresabschluss Vorjahr finalisieren Neue Arbeitsverträge / Verlängerungen Urlaubsansprüche zurücksetzen / neu zuteilen Preise überprüfen (Courts, Zimmer, Restaurant)
März	Urlaubsplanung Sommer starten Frühlings-Events planen (Turniere, Camps) Personal für Hochsaison rekrutieren
Juni	Halbjahresauswertung (KPIs, Umsatz, Auslastung) Sommeraktionen starten (Familien-Deals, Schwimmkurse) Zwischeninventur
September	Herbst/Winter-Planung Indoor-Saison vorbereiten Personalplanung Wintersaison anpassen
November	TSE-Zertifikat prüfen (Gültigkeit, Status) Jahresplanung nächstes Jahr beginnen Weihnachtsaktionen planen (Gutscheine, Events)
Dezember	Jahresinventur (komplett: Restaurant, Lager, Equipment) Mitarbeitergespräche / Zielvereinbarungen Resturlaub prüfen (Übertrag?) Buchhaltung: Jahresabschluss vorbereiten

🔒

TSE-Zertifikat: Gültigkeit jährlich prüfen! Bei Fragen zum Zertifikat: goekhan.koese@gmail.com. Abgelaufenes Zertifikat = Verstoß gegen KassenSichV!

📅

Z-Bon Archivierung: Alle Z-Bons müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (GoBD). Digital im System + Ausdruck im Ordner.

K

QR-Bestellung

Gäste bestellen per QR-Code — Court & Bistro

So bestellen Gäste

QR-Code scannen → Am Court-Pfosten oder Bistro-Tisch mit dem Smartphone scannen
Produkte wählen → Kategorie antippen (Court: Getränke/Snacks — Bistro: +Speisen), Menge wählen
Warenkorb prüfen → Optional Trinkgeld hinzufügen (5% / 10% / 15% / individuell)
Bezahlen → Court: nur Karte (Stripe Checkout) — Bistro: Bar oder Karte
Bestellung erscheint im POS → Automatisch an Theke/Küche

Court (Court 1–8)

▶ Nur Getränke & Snacks
▶ Nur Kartenzahlung (Stripe)
▶ Gast muss nicht zum Tresen

Bistro (T01, T02 …)

▶ Getränke, Snacks & Speisen
▶ Bar oder Karte
▶ Bei Bar: Zahlung an der Theke

Für Personal: Wo erscheinen die Bestellungen?

POS öffnen → QR-Bestellungen erscheinen automatisch als neue Bestellung
Tisch/Court → Standort (z.B. „Court 3“ oder „T05“) ist sichtbar
Zubereiten → Küchendrucker druckt Bon, Theke bereitet vor
Trinkgeld → Spalte „Trinkgeld“ in der Bestellliste im Backend sichtbar

⚠

POS-Session muss geöffnet sein! Ohne aktive POS-Session können keine QR-Bestellungen eingehen. Morgens als Erstes die POS-Session starten.

L

Tagesabschluss mit Entnahme

Barentnahme korrekt erfassen & Z-Bon erstellen

Entnahme-Feld im Tagesabschluss

Wenn während des Tages Bargeld aus der Kasse entnommen wird (z.B. für Einkäufe, Bankeinzahlung), muss dies im Feld Barentnahme dokumentiert werden.

POS-Session beenden → Alle offenen Bestellungen abschließen, dann Sitzung beenden
Bargeld zählen → Physisch den Kassenbestand zählen und eingeben
Entnahme eintragen → Im Feld Barentnahme den entnommenen Betrag eingeben
Differenz prüfen → System berechnet: Erwartet = Anfang + Bar − Entnahme
Z-Bon erstellen → Buchungen → Tagesabschluss → Neu → Bestätigen

Beispiel-Szenario

Anfangsbestand (morgens) 300,00 €

+ Bareinnahmen (Tagesumsatz) 450,00 €

− Barentnahme (Bankeinzahlung) −200,00 €

= Erwarteter Kassenbestand 550,00 €

⚠

Jede Entnahme dokumentieren! Nicht erfasste Entnahmen führen zu Kassendifferenzen und Problemen beim Steuerprüfer.

M

Mitarbeiter Check-in

Ein-/Ausstempeln per Kiosk-Tablet

Kiosk-URL

Der Check-in-Kiosk ist über folgende URL erreichbar:

ruhrpadel.de/checkin

Die Seite ist komplett auf Deutsch lokalisiert und zeigt automatisch alle aktiven Mitarbeiter an.

Tablet-Einrichtung

Browser öffnen → Safari oder Chrome auf dem Tablet
URL eingeben → ruhrpadel.de/checkin
Zum Homescreen → Safari: Teilen → „Zum Home-Bildschirm“ (Vollbild-App)
Geführter Zugriff → Einstellungen → Bedienungshilfen → Geführter Zugriff aktivieren (verhindert App-Wechsel)

So stempeln Mitarbeiter

Eigenen Namen antippen → Foto und Name werden angezeigt
PIN eingeben → 4-stelliger PIN (oder Barcode scannen)
Check-in / Check-out → System erkennt automatisch ob Ein- oder Ausstempeln

💡

Das Kiosk-Design nutzt das Navy+Lime Branding von Ruhr Padel. Das Modul ruhr_padel_kiosk_branding sorgt für das einheitliche Erscheinungsbild.

🔗

Wichtige System-URLs

Alle Links auf einen Blick

System	URL	Zweck
Backend	ruhrpadel.de/web	Verwaltung, HR, Planung
Kasse (POS)	ruhrpadel.de/pos/ui	Kassensystem
Attendance Kiosk	ruhrpadel.de/hr_attendance/9a0aa440-8bcd-47b4-96d6-6791aeeb0185	Mitarbeiter Ein-/Ausstempeln
Schichtplan	ruhrpadel.de/web#action=788	Planung & Schichten
Heute im Einsatz	ruhrpadel.de/web#action=794	Wer arbeitet gerade?
Mitarbeiter	ruhrpadel.de/web#action=646	Personalverwaltung
Anwesenheiten	ruhrpadel.de/web#action=665	Ein-/Ausstempelungen (Admin)
Verträge	ruhrpadel.de/web#action=779	Arbeitsverträge
Abwesenheiten	ruhrpadel.de/web#action=741	Urlaub & Krankheit
Timesheets	ruhrpadel.de/web#action=713	Projektbasierte Zeiterfassung
Schnellplanung	ruhrpadel.de/web#action=791	Schichten schnell erstellen
Woche kopieren	ruhrpadel.de/web#action=792	Schichtplan duplizieren
Belegungsplan	ruhrpadel.de/belegung	Court-Belegung (öffentlich)
Belegung Admin	ruhrpadel.de/belegung/admin	Admin-Ansicht Belegung
Online-Buchung	ruhrpadel.de/buchung	Kunden-Buchungsportal
Kundenbildschirm	ruhrpadel.de/pos/customer-display	iPad Kundenanzeige
QR-Bestellung Court	ruhrpadel.de/restaurant/order?table=Court+1	QR-Code Bestellung (Court)
QR-Bestellung Bistro	ruhrpadel.de/restaurant/order?table=T01	QR-Code Bestellung (Bistro)
Mitarbeiter Check-in	ruhrpadel.de/checkin	Kiosk Ein-/Ausstempeln