Mitarbeiter-Handbuch

System-Bedienung

Vollständige Anleitung für den täglichen Betrieb — Stand: März 2026

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Backend
Online
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Kasse
Bereit
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Buchungen
Aktiv
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Hotel
Aktiv
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TSE
Aktiv
Wichtige URLs
SystemURLBeschreibung
Backend ruhrpadel.de/web Verwaltung, Buchungen, Rechnungen
Kasse (POS) ruhrpadel.de/pos/ui Kassieren, Produkte verkaufen
Buchung ruhrpadel.de/buchung Öffentliche Online-Buchung
Belegung ruhrpadel.de/belegung Öffentlicher Belegungsplan
Belegung Admin ruhrpadel.de/belegung/admin Staff-Belegungsplan mit Details
1
Login & Navigation
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Haupt-Navigation
AppFunktion
Ressourcen-BuchungCourts, Zimmer, Pool buchen
Point of SaleKasse / Restaurant
BuchhaltungRechnungen, DATEV
KontakteKunden verwalten
WebsiteSeiteninhalte bearbeiten
2
Buchungen verwalten
Ressourcen-Buchung → Buchungen

2.1 Neue Buchung erstellen

  1. Navigieren Sie zu Ressourcen-Buchung → Buchungen
  2. Klicken Sie auf Neu
  3. Ressource wählen (Court 1–4, Zimmer 1–8, Pool, Meetingraum)
  4. Datum und Uhrzeit festlegen
  5. Gast wählen (bestehender Kontakt) oder neu anlegen
  6. Zahlungsstatus prüfen
  7. Klicken Sie auf Speichern
Buchungstypen & Preise
RessourceDauerPreis
Padel Court 1–41,5 Stunden40 €/h
Premium-Zimmer 1–224 Stunden89 €/Nacht
Standard-Zimmer 3–824 Stunden59 €/Nacht
Pool1 Stunde8 €/Tag
Meetingraum2 Stunden50 €/h

2.2 Buchung ändern

  1. Buchung öffnen (aus der Liste oder über den Belegungsplan)
  2. Gewünschte Felder ändern (Zeit, Ressource, Gast)
  3. Klicken Sie auf Speichern

2.3 Buchung stornieren

  1. Buchung öffnen
  2. Klicken Sie auf Stornieren
  3. Grund angeben (optional)
  4. Bei Online-Zahlung: Erstattung wird automatisch ausgelöst
⚠
Bei Stornierung einer bereits bezahlten Buchung wird automatisch eine Gutschrift erstellt. Details finden Sie in der Storno-Anleitung.

2.4 Belegungsplan

  • Öffentlich: ruhrpadel.de/belegung — Gäste sehen Verfügbarkeit
  • Admin: ruhrpadel.de/belegung/admin — Staff sieht Details + kann bearbeiten
  • Farbcodierung: Grün = frei   Rot = belegt   Gelb = reserviert
3
Hotel-Rezeption
Check-in, Check-out & Zimmerverwaltung

Check-in (Standard: 15:00 Uhr)

  1. Buchung des Gastes öffnen
  2. Status auf Eingecheckt setzen
  3. Zimmer-Schlüssel übergeben
  4. Meldeschein ausfüllen lassen (gesetzliche Pflicht!)
  5. Zahlungsstatus prüfen

Check-out (Standard: 11:00 Uhr)

  1. Buchung des Gastes öffnen
  2. Offene Beträge prüfen (Minibar, Restaurant, etc.)
  3. Zahlung entgegennehmen falls nötig
  4. Status auf Ausgecheckt setzen
  5. Schlüssel einsammeln
Zimmertabelle
ZimmertypAnzahlBadPreis/Nacht
Premium2 (Nr. 1–2)Eigenes Bad89 €
Standard6 (Nr. 3–8)Gemeinschaftsbad59 €
⚠
Meldeschein ist gesetzliche Pflicht! Jeder Hotelgast muss einen Meldeschein ausfüllen und unterschreiben. Verstöße können zu Bußgeldern führen.
4
Kasse (POS) bedienen
Point of Sale — Restaurant & Theke

4.1 POS öffnen & Session starten

  1. Öffnen Sie im Browser: ruhrpadel.de/pos/ui
  2. POS-Kasse wählen (z.B. "Theke / Hauptkasse")
  3. Klicken Sie auf Neue Sitzung
  4. Die Kasse ist bereit — Sie sehen die Produktübersicht

4.2 Produkte verkaufen

  1. Kategorie wählen (Pizza, Getränke, Bier, Snacks, Kaffee)
  2. Produkt antippen — wird zur Bestellung hinzugefügt
  3. Menge ändern: +/− Buttons neben dem Produkt nutzen
  4. Rabatt vergeben: Produkt wählen → Rabatt-Button → Prozent eingeben

4.3 Barzahlung

  1. Klicken Sie auf Zahlung
  2. Wählen Sie Barkasse Theke
  3. Erhaltenen Betrag eingeben
  4. Klicken Sie auf Validieren
  5. Kassenschublade öffnet sich automatisch
  6. Wechselgeld herausgeben
  7. Bon wird automatisch gedruckt

4.4 Kartenzahlung (Stripe S700)

  1. Klicken Sie auf Zahlung
  2. Wählen Sie Card Payment (Stripe)
  3. Warten Sie bis das Stripe S700 Terminal bereit ist
  4. Kunde hält Karte oder Smartphone an das Terminal
  5. Warten auf Bestätigung (grünes Häkchen auf dem Terminal)
  6. Bon wird automatisch gedruckt
💳
Kontaktlos (NFC) ist am schnellsten. Karte einstecken geht auch, wenn kontaktlos nicht funktioniert.

4.5 Bon nachdrucken

  1. Letzte Bestellung wählen (Bestellliste öffnen)
  2. Drucker-Symbol klicken
  3. Bon wird erneut gedruckt

4.6 Bargeld Ein-/Auszahlung (Cash In/Out)

  1. Im POS oben links auf das Menü-Symbol (☰) klicken
  2. Bargeld Ein-/Auszahlung wählen
  3. Betrag eingeben (positiv = Einzahlung, negativ = Auszahlung)
  4. Grund angeben (z.B. "Wechselgeld", "Lieferant bezahlt")
  5. Klicken Sie auf Bestätigen
⚠
Alle Bar-Ein/Auszahlungen müssen im Tagesabschluss berücksichtigt werden!

4.7 Gutschein im POS einlösen

  1. Bestellung wie gewohnt erstellen
  2. Bei Zahlung: Gutschein als Zahlungsmethode wählen
  3. Gutschein-Code eingeben
  4. Restwert wird automatisch berechnet
5
Kundenbildschirm
Was der Kunde am Display sieht

Der Kundenbildschirm zeigt dem Gast die aktuelle Bestellung in Echtzeit:

  • Produktliste mit Einzelpreisen
  • Gesamtsumme
  • Lauftext (Marquee) mit Willkommensnachricht

iPad-Einrichtung

  1. iPad mit dem WLAN verbinden
  2. Safari öffnen
  3. URL eingeben: ruhrpadel.de/pos/customer-display
  4. Zum Home-Bildschirm hinzufügen (Teilen → Zum Home-Bildschirm)
📱
Bei Verbindungsproblemen: Safari komplett schließen, neu öffnen und die Seite neu laden.
6
Tagesabschluss / Z-Bon
Jeden Abend nach Geschäftsschluss
  1. POS-Session schließen: Im POS → Menü (☰) → Sitzung beenden → Schließen & Abrechnen
  2. Kassenbestand zählen: Bargeld in der Kasse physisch zählen und den Betrag eingeben
  3. Soll/Ist-Vergleich prüfen: Das System zeigt den erwarteten Betrag vs. den gezählten Betrag. Die Differenz muss 0,00 € sein!
  4. Z-Bon erstellen: Navigieren Sie zu Buchungen → Tagesabschluss → Neu
  5. Einnahmen eintragen: Bar-Einnahmen, Karten-Einnahmen und Online-Einnahmen eintragen
  6. Kassendifferenz prüfen: Wird automatisch berechnet. Differenz ≠ 0 = Problem!
  7. Z-Bon bestätigen: Klicken Sie auf Bestätigen → Z-Bon als PDF speichern oder drucken
⚠
Alle offenen (unbezahlten) Bestellungen müssen erst abgeschlossen oder verworfen werden, bevor die Session beendet werden kann.
Z-Bon Felder erklärt
FeldBedeutung
POS GesamtAlle POS-Einnahmen des Tages
Buchungen GesamtAlle Buchungseinnahmen des Tages
BarBarzahlungen
KarteKartenzahlungen (Stripe)
OnlineOnline-Zahlungen (Website)
DifferenzSoll minus Ist (muss 0 sein)
⚠
Der Z-Bon ist ein steuerlich relevantes Dokument! Täglich erstellen und aufbewahren (10 Jahre Aufbewahrungspflicht).
7
Rechnungen & Kontakte
Buchhaltung → Rechnungen & Kontakte

Rechnungen finden

  1. Navigieren Sie zu Buchhaltung → Kunden → Rechnungen
  2. Filter nutzen: Datum, Kunde, Status (Entwurf, Gebucht, Bezahlt)
  3. Rechnung anklicken für Details

Rechnung als PDF senden

  1. Rechnung öffnen
  2. Klicken Sie auf Per E-Mail senden
  3. Empfänger prüfen, Text anpassen wenn gewünscht
  4. Klicken Sie auf Senden

Kontakt anlegen

  1. Navigieren Sie zu Kontakte
  2. Klicken Sie auf Neu
  3. Name, E-Mail, Telefon, Adresse ausfüllen
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Verwenden Sie ein sicheres Passwort mit mindestens 8 Zeichen, Groß-/Kleinbuchstaben und Zahlen.
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Häufige Probleme & Lösungen
Was tun wenn...
"Seite lädt nicht"
Browser-Cache leeren: Strg+Shift+R (Windows) oder Cmd+Shift+R (Mac). Falls das nicht hilft: Browser komplett schließen und neu öffnen.
"POS öffnet nicht"
Prüfen ob noch eine alte Session offen ist. Falls ja: Session erst schließen (Menü ☰ → Sitzung beenden). Dann neu öffnen.
"Drucker druckt nicht"
Drucker-Strom prüfen. Ist die IP-Adresse im Netzwerk erreichbar? Drucker neustarten (ausschalten, 10 Sekunden warten, einschalten). Danach Browser neu laden.
"Kartenzahlung funktioniert nicht"
Stripe S700 prüfen: Ist es eingeschaltet? WLAN verbunden? Neustart: Gerät ausschalten, 10 Sekunden warten, einschalten. Wenn das Problem weiterhin besteht: Seite im Browser neu laden.
"Buchung kann nicht erstellt werden"
Verfügbarkeit prüfen — ist die Ressource zum gewünschten Zeitpunkt frei? Belegungsplan prüfen: ruhrpadel.de/belegung/admin
"Bestellung nicht gefunden"
Datum-Filter in der Bestellsuche erweitern. Standardmäßig werden nur Bestellungen der aktuellen Session angezeigt.
"Kassenschublade öffnet nicht"
RJ12-Kabel am DK-Port des Druckers prüfen. Druckt der Drucker normal? Wenn ja, liegt es am Kabel — Kabel tauschen.
📞
Bei Problemen die Sie nicht lösen können: goekhan.koese@gmail.com oder telefonisch melden.

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Ruhr Padel Sportpark · Gelsenkirchen · Stand: März 2026

Technischer Support: goekhan.koese@gmail.com