Mitarbeiter-Handbuch

Buchhaltung & DATEV

Rechnungen, Export & Monatsabschluss

📄
Rechnungen
Automatisch
📦
DATEV Export
Verfügbar
📋
Z-Bon Archiv
Aktiv
📈
Dashboard
Live
1
Rechnungen finden und verwalten
Buchhaltung → Kunden → Rechnungen
  1. Navigieren Sie zu BuchhaltungKundenRechnungen
  2. Filter nutzen: Datum, Kunde, Status
  3. Rechnung anklicken für Details
Rechnungsstatus
Status Bedeutung Farbe
Entwurf Noch nicht gebucht Grau
Gebucht Rechnung versendet, Zahlung offen Blau
Bezahlt Vollständig bezahlt Grün
Überfällig Zahlungsfrist überschritten Rot

Rechnung als PDF

  1. Rechnung öffnen
  2. Klicken Sie auf Drucken → PDF wird generiert
  3. Oder: Per E-Mail senden → PDF als Anhang
2
DATEV-Export
Für den Steuerberater
  1. Navigieren Sie zu BuchhaltungBerichteDATEV Export
  2. Zeitraum wählen (z.B. letzter Monat)
  3. Klicken Sie auf Export starten
  4. Datei wird im DATEV ASCII v7.0 Format generiert
  5. Datei herunterladen (.csv)
  6. An Ihren Steuerberater per E-Mail senden
DATEV-Export enthält alle gebuchten Rechnungen und Belege des gewählten Zeitraums. Ihr Steuerberater kann die Datei direkt in DATEV importieren.
Export-Details
Feld Beschreibung
Format DATEV ASCII v7.0
Inhalt Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen
Empfohlen Monatlich exportieren
Empfänger Ihr Steuerberater
3
Z-Bon Archiv
Tagesabschlüsse einsehen
  1. Navigieren Sie zu BuchungenTagesabschluss
  2. Alle Z-Bons werden chronologisch aufgelistet
  3. Z-Bon anklicken für Details:
    • • Datum und Uhrzeit
    • • Bar-Einnahmen, Karten-Einnahmen, Online-Einnahmen
    • • Stornos
    • • Kassendifferenz
  4. Klicken Sie auf PDF drucken für die Ablage
Z-Bons müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (Aufbewahrungspflicht §147 AO). Drucken Sie diese regelmäßig aus oder speichern Sie die PDFs digital.
4
Umsatzübersicht / Dashboard
KPI-Tracking auf einen Blick

Das Dashboard zeigt Echtzeitdaten:

  • Tagesumsatz (Bar + Karte + Online)
  • Buchungsauslastung (Courts, Zimmer)
  • Top-Produkte (Bestseller)
  • Vergleich zum Vormonat
  1. Navigieren Sie zu Dashboard (auf der Startseite)
  2. Zeitraum wählen: Heute, Woche, Monat, Jahr
  3. Grafiken und Kennzahlen werden automatisch aktualisiert
5
Offene Posten
Unbezahlte Rechnungen im Blick
  1. Navigieren Sie zu BuchhaltungKundenRechnungen
  2. Filter: Status = "Gebucht" (= unbezahlt)
  3. Überfällige Rechnungen sind rot markiert
  4. Zahlungserinnerung senden: Rechnung öffnen → Erinnerung senden
Prüfen Sie offene Posten mindestens wöchentlich. Überfällige Rechnungen zeitnah mahnen!
6
Monatlicher Ablauf für Steuerberater
Checkliste Monatsende
  • POS-Sessions aller Kassen schließen und Z-Bon erstellen
  • Alle Buchungen des Monats prüfen (bezahlt/offen)
  • DATEV-Export durchführen (BuchhaltungBerichteDATEV Export)
  • Z-Bons des Monats als PDF speichern
  • Stripe-Auszahlungen mit Bankkonto abgleichen (dashboard.stripe.com)
  • Export + Z-Bons an Steuerberater senden
  • Offene Posten prüfen und ggf. mahnen
Wenn Sie diesen Ablauf jeden Monat einhalten, hat Ihr Steuerberater alles was er braucht!